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De plus en plus, les entreprises utilisent les cartes bancaires professionnelles non seulement pour acquérir des marchés et économiser de l'argent, mais aussi pour surveiller les employés. Pour les voyageurs d'affaires moderne, elle est un outil aussi précieux que votre ordinateur portable ou téléphone cellulaire. Elle peut vous aider à gagner des clients et conclure des affaires.
Vous la prenez partout où vous allez, mais vous ne pouvez pas toujours l'utiliser. Et si vous l'utilisez à de mauvaises fins, elle pourrait vous faire renvoyer - ou pire.
Qu'est-ce que c'est? C'est la carte bancaire professionnelle qui est nichée dans votre portefeuille. Elle aide votre entreprise à garder un Sil sur vous.
La carte d'entreprise a été initiée comme un moyen d'assurer que les employés pourraient payer pour ce dont ils avaient besoin, qu'il s'agisse du billet d'avion de dernière minute à Chicago ou d'un dîner pour 12 clients pour gagner des marchés. La carte d'entreprise, en théorie, fonctionne comme n'importe quelle carte de crédit, sauf que l'entreprise prend le contrôle. Chaque mois, l'émetteur envoie une déclaration et le cadre - ou plus souvent son assistant - soumet ses frais.
Classiquement, les frais était présentés sous la forme de reçus illisibles et à moitié chiffonnés, agrafés sur du papier que les pauvres gens du département de comptabilité aurait eu à déchiffrer. Comme on peut l'imaginer, les possibilités de gonflement des frais ont été considérables. Comment savoir si ce dîner pour deux était pour les clients ou pour votre petite amie? De plus, la difficulté de séparer les dépenses légitimes des autres était telle qu'il était souvent plus facile de simplement les valider.
UNE DÉNATURATION ORWELLIENNE
Mais aujourd'hui, grâce à de nouveaux logiciels de reporting, les entreprises peuvent rationaliser leurs dépenses et arrêter le gaspillage à la fois en regardant de plus près les dépenses des employés et en réduisant les coûts de traitement des paiements. C'est un progrès, accompagné toutefois d'une dénaturation orwellienne. Big Brother pourrait ne pas savoir ce que vous pensez, mais soyez sûr qu'il sait comment vous passez votre temps et dépensez l'argent de la société.
Les cartes pros permettent aux entreprises d'accéder à des informations détaillées sur les dépenses des employés. Les gestionnaires de voyage peuvent maintenant utiliser sur le Web des outils de visualisation détaillée de tous les achats, des billets d'avion aux collations au minibar de l'hôtel. Cette information aide les entreprises à négocier des rabais et des contrats partenaires (statut « preferred vendor ») avec les hôtels, les compagnies aériennes et services de location de voitures que les employés utilisent le plus souvent.
Tatyana Gershkovich (Businessweek), 23 juil. 2008
Version française : Next-Afrique
De plus en plus, les entreprises utilisent les cartes bancaires professionnelles non seulement pour acquérir des marchés et économiser de l'argent, mais aussi pour surveiller les employés. Pour les voyageurs d'affaires moderne, elle est un outil aussi précieux que votre ordinateur portable ou téléphone cellulaire. Elle peut vous aider à gagner des clients et conclure des affaires.
Le cabinet d'études Aberdeen Research à Boston, a constaté que les sociétés économisent 1,3 à 3% du total de leurs dépenses de voyage en négociant des contrats avec leurs fournisseurs préférés, et en réduisant le coût de traitement d'un rapport de frais qui reviendrait à 26$ de moins. « Le voyage est souvent considéré comme un prix pour faire des affaires », a déclaré Andrew Bartolini, analyste des cartes commerciales pour Aberdeen. « Mais le climat économique d'aujourd'hui exige qu'une attention particulière soit accordée à la plus grande part des dépenses contrôlables dans une entreprise moyenne ».
« Le cash est bon pour les gangsters, mais de nos jours ce n'est pas la méthode préférée pour payer quoi que ce soit », a déclaré Frank Dombroski, directeur général des solutions de cartes commerciales à JPMorgan Chase. « Du point de vue de la société, il s'agit de la gestion de l'information. Les cartes de voyage permettent un point d'accès unique à l'ensemble de leurs données transactionnelles, par fournisseur, par ville et par type. »
LA CARTE BANCAIRE PRO REALISE DES ECONOMIES
JPMorgan Chase est le plus grand émetteur de toutes les cartes commerciales Visa et MasterCard (à l'exception des prépayées et des cartes de retrait, pour lesquelles la Bank of America est en tête). Il est le quatrième plus important émetteur de cartes professionnelles pour les voyages et divertissements, derrière Bank of America, Citigroup et US Bank, et la division banque de détail de US Bancorp, d'après les données du Nilson Rapport, un chef de file de la publication commerciale.
Une entreprise type faisant partie de l'indice Standard & Poor's 500 économise plus de 2 millions de dollars par an en utilisant des cartes Affaires, selon une étude de RPMG Research. Le fabricant de pièces automobile Tenneco, par exemple, consacre annuellement plus de 20 millions de dollars aux voyages d'affaires.
Il y a deux ans, la Lake Forest, société basée dans l'Illinois, a commencé à mandater l'utilisation des cartes bancaires professionnelles. L'administratrice des achats, Susan Westover explique que cette décision a aidé l'entreprise à réduire les dépenses et les abus non conformes avec la politique de voyage.
« Quand il s'agit de voyager, le coût le plus important est la non-conformité à la politique de l'entreprise », a déclaré Eduardo Vergara, premier vice-président mondial des cartes commerciales à American Express. Il a ajouté que les employés vont souvent réserver leurs vols d'affaires sur leurs cartes personnelles pour augmenter les points de fidélité. « La plupart des voyageurs se prennent pour leur propre agent de voyage, mais la réalité est que les politiques générales économisent de l'argent pour l'entreprise », a-t-il dit.
Tenneco a compris que cela permettrait d'économiser de l'argent sur l'essence une dépense toujours plus élevée - si les employés louaient des véhicules économes en carburant au lieu de conduire leurs véhicules personnels. « Cela a été demandé l'année dernière, mais pas imposé », a déclaré Westover, mais cette année, il fera partie de la politique officielle d'entreprise.
« L'un de nos clients pouvait économiser 10000$ en eau », a déclaré Marcie Verdin, vice-présidente des produits commerciaux pour grands comptes à MasterCard. « Les employés achetaient les bouteilles d'eau les plus chères ».
Le client a utilisé le logiciel de renforcement de portefeuille de MasterCard, un outil efficace qui fournit aux gestionnaires de voyages d'affaires une ventilation détaillée des dépenses des employés. Il a ainsi constaté que les employés de l'entreprise avaient des goûts de luxe.
MasterCard propose également « Travel Dashboard » , un outil de reporting de données qui permet de mieux comprendre la performance globale et le respect des programmes de voyages. Aberdeen Research montre que 24% des entreprises signalent un certain niveau de fraude liés aux utilisations de cartes bancaires professionnelles.
UN REMBOURSEMENT RAPIDE EST LA CLÉ
Les employeurs peuvent également choisir de restreindre automatiquement l'utilisation des cartes d'entreprise en permettant aux voyageurs d'affaires de payer pour les vols, location de voiture, et hébergement à l'hôtel mais en bloquant l'utilisation de la carte dans les magasins de détail. MasterCard est en train de développer une fonction appelée InControl qui permettra aux employeurs de surveiller les dépenses des employés en temps réel par l'envoi de notifications par email à chaque fois qu'une carte est utilisée.
Les voyageurs d'affaires qui utilisent leurs cartes pro pourraient avoir à renoncer à certains avantages en voyageant sur les sous de la société. Les appels longues distances non autorisés et les martinis à 20$ au bar de l'hôtel pourraient être plus difficiles à faire passer auprès des gestionnaires de voyages, mais les cartes professionnelles ont l'avantage de la commodité.
En moyenne, les utilisateurs de la carte bancaire pro sont généralement remboursés cinq à six jours plus tard contre 10 à 12 pour les employés qui utilisent leurs cartes personnelles, affirme Vergara de chez American Express, qui a ajouté que le remboursement a été la question la plus importante pour les voyageurs d'affaires fréquents. Certains émetteurs de cartes ont également des programmes de cartes professionnelles exécutives qui offrent des avantages supplémentaires pour certains employés. Les privilèges d'une carte exécutive peuvent inclure l'accès à un salon d'aéroport, des services de conciergerie, des surclassement de voyages.
Les entreprises utilisent au choix l'un de ces deux types de dispositions de cartes de paiement: l'accord de responsabilité des personnes morales dans lequel la société reçoit et paie la facture de la carte ou l'accord de la responsabilité individuelle dans lequel l'employé paie la facture et est remboursé après avoir présenté un rapport de frais. Selon Richard Palmer, un professeur à l'Eastern Illinois University et co-auteur de l'enquête RPMG, il n'existe pas de différence significative dans la satisfaction de la clientèle entre ces deux méthodes.
L'enquête montre que les accords de responsabilité individuelle sont néanmoins les plus populaires parmi les choix des entreprises du S&P 500 - entreprises de taille.
Les professionnels ont également noté la préférence des employés à utiliser les cartes personnelles, l'insuffisance de distribution de cartes aux employés et les limitations de budget comme des obstacles à la mise en Suvre efficace d'un programme de cartes de voyage. Les émetteurs de cartes s'investissent en vue d'améliorer les technologies de création de reportings comme elles sont en concurrence pour les clients. En effet, comme le suggère l'enquête RPMG, les employeurs sont concernés par l'accès à des informations plus détaillées sur les dépenses des employés. Mais les voyageurs d'affaires listent les services à la clientèle comme une priorité absolue.
Les budgets Voyage seront probablement réduits cette année, mais les analystes financiers et les émetteurs de cartes disent que le marché de la carte Affaires continuera à être rentable même dans l'affaiblissement de l'économie. Les dépenses par carte professionnelle ont augmenté d'environ 12% sur chacune des cinq dernières années et de 14% en 2007, selon Bartolini d'Aberdeen Research. Il a a ajouté qu'il y a encore un énorme potentiel pour les programmes de carte visant à élargir le marché secondaire des petites et moyennes entreprises. « Les entreprises de taille moyenne ne savent pas qu'elles peuvent également réussir à négocier des contrats de type premier fournisseur », dit Bartolini. « Pour les très petites entreprises, un des avantages serait un programme pré-négocié de rabais - par exemple, les cartes privilèges des compagnies aériennes ».
US Bank s'attend à ce que son portefeuille « Voyage et Divertissement » augmente à un taux de 8% en 2008. Robert Abele, directeur du département des achats de la banque, a déclaré que la perpétuelle hausse des coûts des voyages encouragera les entreprises à utiliser les cartes bancaires professionnelles. « La pression des tensions inflationnistes constitue le moteur d'une part importante de la croissance, et les compagnies aériennes commencent maintenant à répercuter ces coûts sur le consommateur », a dit Abele. « Nous commençons à voir les entreprises gérer leurs dépenses, et nous pensons que l'inflation entraîne une forte croissance dans ce secteur ».
Faites juste attention aux 20$ de martinis.
