Occasion unique de sonder l état d esprit d un interlocuteur plus ouvert aux confidences, le repas d affaires permet de parler de contrats ou de partenariats dans un climat moins formel qu au bureau. Sous réserve toutefois de bien respecter certaines règles. Négocier entre deux bouchées reste un art bien à part.
Préciser à l'avance le contexte de la rencontre
Si le déjeuner d'affaires n'a pas la même portée qu'une réunion, il reste un rendez-vous que vous devez aborder avec professionnalisme. "Cela peut par exemple passer par prendre la peine de confirmer la date et le lieu du rendez-vous la veille", conseille Arnaud de Thoré, directeur du développement chez Hudson, cabinet de conseil en recrutement.
Cette règle de civisme élémentaire sert aussi de prétexte pour planter le cadre de votre rencontre et pour glisser à votre interlocuteur les sujets que vous souhaitez aborder. "Je profite du mail récapitulatif que j'envoie la veille pour donner une sorte d'ordre du jour et fournir éventuellement des informations sur mon entreprise", explique Lucie, ingénieur commercial pour un cabinet de consultants. Comme il sera difficile d'étaler vos supports sur la table de déjeuner, vous permettez à votre interlocuteur d'en prendre connaissance avant le rendez-vous.
Clarifier ses intentions
Préciser à l'avance les grands thèmes de discussion vous permet aussi d'entrer plus facilement dans le vif du sujet le moment venu. En venant au déjeuner en connaissance de cause, l'invité ne risque pas de tomber dans un guet-apens. Il est particulièrement agaçant de découvrir qu'une invitation en apparence désintéressée se mue en véritable rendez-vous d'affaires, avec ses négociations et son discours commercial. C'est aussi désagréable pour l'invité qui se sent piégé que pénalisant pour le vendeur qui fait quoi qu'il arrive mauvaise impression.
Prévoir un endroit sûr et tranquille
Hasard et déjeuner d'affaires sont deux termes qui se marient très mal lorsque se profile un contrat important. Vous devez privilégier un restaurant que vous connaissez afin de vous prémunir contre toute mauvaise surprise. Il serait dommage d'indisposer votre convive à cause d'un service trop lent, d'une carte décevante ou d'une ambiance quelque peu loufoque.
Opérer en terrain connu
Les cadres rodés aux déjeuners d'affaires privilégient donc les endroits qu'ils affectionnent afin d'éviter les déconvenues de ce type "Il est plus confortable d'opérer en terrain connu", confirme Arnaud de Thoré qui a ses habitudes dans certains restaurants. Sûr de la fiabilité des lieux, vous pouvez vous concentrer sereinement sur la discussion.
Je préfère les lieux où je peux parler affaires en toute tranquillité avec mon invité.
La tentation peut être grande de choisir des lieux prestigieux pour valoriser un contact important. C'est un choix qui s'avère judicieux jusqu'à un certain point : il ne faut pas que le décor clinquant affecte la qualité de la discussion.
"Certaines tables, certes prestigieuses, ne se révèlent pas propices aux rendez-vous d'affaires", confie Lucie. Le brouhaha perpétuel qui les anime peut parfois gêner la conversation.
"Je préfère les lieux où je suis sûre d'être à l'abri de l'effervescence et où je peux parler affaires avec mon invité en toute tranquillité", ajoute-t-elle.
Prendre le temps de discuter
Alors que chacun vient de s'installer sur sa chaise, les premières minutes d'un déjeuner d'affaires ne sont pas forcément l'étape la plus facile à appréhender. Entre la volonté d'entrer le plus vite possible dans le vif du sujet et celle de ne pas passer pour quelqu'un d'obnubilé par son chiffre d'affaire, il est parfois difficile de lancer la discussion.
"Les premières minutes me permettent de déterminer l'état d'esprit de mon interlocuteur", confie Lucie. "Pour cela je privilégie quelques questions ouvertes sur l'actualité récente ou un sujet qui, je le sais, l'intéresse. Les discussions sur le business auront tout le temps de venir par la suite." Attention toutefois à ce que patience ne rime pas avec abstinence. Si rien ne s'est encore profilé à l'horizon, alors que vous attaquez le plat principal, vous devez orienter la discussion vers le terrain professionnel dès que possible. Et s'il est clair pour chacun que le déjeuner doit permettre de parler affaires, vous n'avez pas forcément à vous embarrasser des politesses pour entamer la discussion dès le menu commandé.
Rester concentré sur son interlocuteur
Laissez votre invité se mettre à l'aise.
Vous devez garder en tête que votre préoccupation principale reste votre interlocuteur, vous devez donc vous adapter à son humeur. Il a envie de vous parler de l'activité de son entreprise ou d'une exposition qu'il vient de voir ? Très bien, laissez-le s'exprimer librement, se mettre à l'aise pour, le moment opportun, pouvoir rebondir sur la raison de votre rencontre. L'objet de ce déjeuner ne doit pas primer sur la convivialité de l'échange.
Ne pas brusquer votre interlocuteur
"Je ne valide jamais définitivement une affaire durant un déjeuner car je crains que le client ait le sentiment que je lui ai forcé la main", confesse Lucie. Si le déjeuner peut permettre de discuter des grandes lignes, la négociation finale doit se jouer dans un contexte plus intime et plus professionnel.
Arnaud de Thoré va même plus loin. "Un déjeuner d'affaire, c'est plus l'occasion de cultiver son réseau et de nouer des contacts dans une ambiance détendue que de finaliser une affaire", confie-t-il. Exit donc les sujets trop techniques ou rébarbatifs, profitez en plutôt pour découvrir l'univers professionnel de votre interlocuteur!
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