Mener une consultation auprès de prestataires pour lancer un projet NTIC (création de site, développement d'application, installation ou maintenance de réseau &) peut s'avérer extrêmement difficile suivant la complexité du projet et la connaissance de la problématique en question. Le respect de certaines règles permettra de mener à bien son projet en sélectionnant le meilleur prestataire, assurant ainsi le succès de son projet.
Comment sélectionner le meilleur prestataire pour optimiser sa consultation pour un projet NTIC ?
1. Définir les objectifs de votre projet
Le recensement des besoins exprimés permettra de lister les attentes des collaborateurs quant aux nouveaux outils à mettre en place. Qu'il s'agisse par exemple du développement d'un logiciel, du déploiement d'un réseau informatique ou de la mise en place d'un Intranet &, les besoins et les attentes ne seront pas les mêmes pour chaque salarié de l'entreprise. Y répondre permettra, à terme, d'améliorer leur efficacité et leur productivité.
2. Rédiger un cahier des charges ou un brief précis
Une fois ces objectifs définis, il est nécessaire de s'atteler à la rédaction d'un cahier des charges (au minimum d'un brief relativement précis).
Le cahier des charges constitue un document de référence qui permettra :
- de formaliser ses besoins
- d'expliquer précisément le projet aux prestataires sollicités
- d'obtenir des devis relativement homogènes puisque basés sur une expression de besoins commune
- de mieux comparer les offres reçues
- au prestataire retenu de suivre une feuille de route précise lors de la réalisation du projet
- de suivre la bonne marche du projet conformément à la description qui en a été faite
3. Choisir avec attention les prestataires à consulter
Compte-tenu de la multitude de professionnels présents sur le marché, trouver les prestataires NTIC qui seront consultés et auxquels soumettre son cahier des charges n'est pas une mince affaire. Pour identifier des prestataires intéressants, il est possible de :
sonder son entourage et son réseau professionnel afin de savoir s'ils ont déjà eu l'occasion de recourir aux services d'un prestataire pour un projet similaire (et, surtout s'ils en ont été satisfaits)
effectuer une recherche sur Internet en utilisant des mots-clés les plus nombreux et précis possibles (méthode particulièrement efficace quand il s'agit d'un projet informatique faisant appel à des technologies déjà identifiées)
lire des articles liés à sa problématique. Bien souvent rédigés par des professionnels, ces articles sont signés et sont donc un bon moyen d'identifier des prestataires spécialisés et maîtrisant parfaitement leur sujet
faire appel à une plateforme de recherche de prestataires (la plupart du temps gratuite), parfois spécialisée sur les projets NTIC. Ce type de plateforme permet d'être mis très rapidement en relation avec des professionnels qualifiés correspondant au profil recherché
A noter que la localisation géographique des prestataires n'a pas toujours de réelle importance sur le déroulement du projet. Suivant leur complexité, certains projets ne nécessitent en réalité aucune proximité.
La plupart des prestataires ont l'habitude de travailler à distance et ont mis en place des process permettant d'assurer un suivi optimum du projet.
4. Consulter 3 à 5 prestataires, puis élargir sa consultation si besoin
Dans un premier temps, il est inutile de consulter plus de 3 à 5 prestataires, en particulier si l'on a dès le départ identifié des professionnels qui correspondent au profil recherché. Il sera donc plus pertinent de mener une consultation restreinte que de consulter la terre entière.
Une consultation est extrêmement chronophage car il est nécessaire d'échanger avec chacun des professionnels contactés lors de RDV physiques (si possible) ou téléphoniques (à défaut), sans compter les innombrables échanges de mails qui s'ensuivent.
5. Ne pas choisir forcément le prestataire proposant le délai de réalisation le plus court
Bien souvent, les porteurs de projets NTIC demandent aux prestataires de remettre leur proposition dans des délais très courts et de réaliser le projet extrêmement rapidement, ce qui est totalement déraisonnable. En effet, un prestataire sérieux a besoin de temps pour bien comprendre un besoin et bâtir une proposition précise. Exiger un délai de remise de devis trop court est le meilleur moyen pour faire fuir les meilleurs prestataires et obtenir des réponses non satisfaisantes. Suivant la complexité du projet, il est bien souvent difficile pour un vrai professionnel de remettre une offre avant 2 à 4 semaines.
Il en est de même pour la réalisation du projet en lui-même : ne pas exiger un délai de réalisation court, au risque que les meilleurs prestataires déclinent la consultation ! Par ailleurs, le risque sera de se retrouver avec un projet bâclé réalisé dans l'urgence et donc au final peut-être mal conçu et ne répondant pas aux attentes.
Au moment de la décision, ne pas choisir automatiquement le prestataire qui promet le délai de réalisation le plus court car cela ne constitue pas toujours un gage de professionnalisme.
6. Prendre le temps d'échanger avec les prestataires
Les prestataires consultés auront immanquablement des questions à poser afin de mieux comprendre le besoin et bâtir une proposition précise. Il faudra donc leur consacrer du temps et ne pas considérer ces sollicitations comme un parasitage inopportun. Il est légitime que les professionnels contactés souhaitent en savoir davantage sur le projet et les besoins, sans quoi ils ne pourront remettre une offre pertinente.
Les questions posées par les prestataires permettent également de mieux appréhender le projet, de mieux en comprendre les implications et d'affiner si besoin le cahier des charges, en abordant ou précisant des aspects occultés ou insuffisamment approfondis.
7. Modifier si besoin le cahier des charges suite aux échanges avec les prestataires
La consultation sera le moyen pour les prestataires de bien comprendre les besoins exprimés. Elle permettra au porteur de projet de mieux appréhender certains aspects ignorés, insuffisamment approfondis ou dont l'importance aurait tout simplement était sous-estimée.
Ainsi, les prestataires poseront certainement un certain nombre de questions et feront certaines préconisations ou remarques (telle technologie peut être plus adaptée que telle autre par exemple) qui pourront entraîner une réorientation du projet ou de certains de ses aspects. Il sera alors temps de modifier le cahier des charges en ajoutant ou précisant certains points et en communiquant ceux-ci à l'ensemble des prestataires consultés afin qu'ils puissent les intégrer dans l'offre qu'ils remettront.
Cela permettra que chacun des prestataires ait connaissance des mêmes caractéristiques du projet et que les propositions reçues soient les plus homogènes possibles afin d'en faciliter l'étude et la comparaison.
8. Ne pas choisir un prestataire dont la réponse se fait attendre
Des prestataires ont été sollicités, un cahier des charges leur a été soumis, mais certains d'entre eux ne se sont toujours manifestés et n'ont toujours pas remis leur proposition. Ils pourront éventuellement être relancés une fois mais pas plus ! Ce manque de réactivité et d'implication de la part d'un professionnel traduit bien souvent un manque d'intérêt pour le projet soumis, voire un manque de disponibilité et de réactivité en général.
Si la consultation démarre sur un mauvais pied avec un prestataire, il n'y a aucune raison pour que cela change par la suite : le projet a ainsi toutes les chances de se dérouler dans de mauvaises conditions s'il est confié à ce prestataire.
9. Étudier les propositions reçues, dresser une liste de questions puis comparer les offres
A la lecture de chacune des propositions reçues, il conviendra de dresser une liste précise de questions à poser aux prestataires concernés. Ces questions peuvent porter sur tous les aspects du projet et de l'offre remise : technologies, délais, budget & Ne pas hésiter à aborder chaque point jugé important ou imprécis.
Une fois obtenues les réponses à ces questions, il faudra essayer de concevoir et remplir une grille qui permettra de comparer les offres reçues : une ligne par aspect du projet (technologies ou environnements préconisés, aspects graphiques et/ou ergonomique, délais, coûts, engagements, qualité des échanges, etc.), une colonne par prestataire. Cela aidera à y voir plus clair, à mieux comprendre les propositions reçues et, surtout, à bien les comparer.
10. Tenir l'ensemble des prestataires consultés informés de la décision finale
Une fois les offres comparées et le prestataire choisi, il conviendra d'en informer en premier lieu le professionnel retenu puis, une fois le bon de commande signé, d'informer les autres prestataires de la décision de ne pas faire appel à leurs services.
Si l'on redoute de leur dire de vive voix, un mail cordial, empathique et expliquant les raisons du choix pourra leur être envoyé. Une façon élégante de clôturer la consultation.
